La gestion des absences fait partie des tâches complexes relevant de la responsabilité du service des Ressources Humaines. Complexe, car la gestion des absences et congés recouvre un ensemble de motifs d’absences variables, d’autant plus que les temps de travail en dehors de l’entreprise doivent être intégrés : congés payés, arrêt maladie ou de travail, temps de formation, repos compensateur, RTT, déplacement en clientèle, télétravail, congé paternité ou maternité, etc.

Enfin, la gestion des absences n’est pas sans conséquence sur les moyens humains au service de l’activité de l’entreprise. Les informations doivent donc être collectées et traitées rapidement pour vous permettre, à vous, gérant d’entreprise, d’avoir une vision globale sur votre force vive au regard de l’activité actuelle ou à venir.

La bonne nouvelle est qu’il existe des logiciels permettant d’automatiser toutes ces formalités. En plus, ils sont capables de fournir des tableaux de bord indispensables à votre politique d’entreprise. Laissez-nous vous parler du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).

Le SIRH pour simplifier la gestion des absences du service RH

Collecter et reporter les données relatives aux absences n’a en soi rien de bien compliqué, excepté le côté rébarbatif de cette tâche. En revanche, elle monopolise le service RH (ou une personne dédiée à cette mission) sur une durée non négligeable, temps pendant lequel l’équipe RH pourrait se consacrer à d’autres projets de plus grande envergure.

Généralement, les données liées aux absences sont intégrées par chaque manager d’équipe dans l’outil GTA (Gestion du Temps et des Activités). Le service RH doit alors récupérer ces données pour les intégrer dans son propre outil de gestion RH. 

La force d’un SIRH est qu’il permet de récupérer automatiquement ces informations dans la mesure où il s’agit d’un système général regroupant l’ensemble des informations générées et collectées dans une seule base de données. 

À partir de là, le logiciel de paie contenu dans le SIRH peut alors être entièrement paramétré pour générer automatiquement les bulletins de paie (jours de carence, prise en charge ou non par l’employeur, avance des indemnités journalières de la Sécurité sociale, etc.) et les déclarations légales obligatoires. Sur le même principe, le service RH a alors toutes les données en sa possession pour effectuer le suivi des compétences des salariés, etc. 

On peut transposer ces intérêts à l’ensemble de l’entreprise.

Le SIRH pour faciliter la circulation des informations relatives aux absences

Calcul de la paie, tenue à jour des plannings, organisation des activités, etc., sont autant de tâches qui dépendent de la bonne gestion des absences et des congés. Aussi, cette tâche va bien au-delà de la fonction RH et les intérêts d’utiliser un SIRH pour simplifier la gestion de la paie concernent toute l’entreprise.

Par exemple, le SIRH permet à chaque collaborateur de consulter ses compteurs de congés et d’effectuer ses demandes de congés. Ces dernières sont ensuite automatiquement intégrées dans le circuit d’approbation pour une gestion plus rapide. Lors de l’acceptation des congés, les compteurs sont mis à jour de manière automatique et en temps réel. 

Pour garder cet exemple, la centralisation de la gestion des congés permet alors aux managers de disposer de tableaux de bord complets pour une meilleure gestion des plannings, des remplacements ou des astreintes.